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Sortir à Perpignan

ASSOCIATION ORGEVE 66

 REGLEMENT INTERIEUR – VERSION 8

ARTICLE 1 : But et Objectifs

Le but de l’association est de proposer des sorties et évènements divers et variés tout au long de l’année adaptés à chaque saison, de grande qualité  et visant tout public sans aucune distinction de race, d’origine, de religion, de nationalité, s’interdisant ainsi toute forme de ségrégation, racisme  et politiques, dans un cadre de LOISIRS et de DETENTE.

ARTICLE 2 : Moyens d’action

L’association propose des sorties, des activités et des évènements à ses adhérents au moyen d’un Site Internet dont elle assure la gestion exclusive, présent sur Internet à l’adresse : www.orgeve.fr .

C’est au travers de cet outil informatique que l’association Orgeve66 recense ses adhérents, tiens à jour le fichier des adhérents, maintien le contact avec eux notamment grâce à la messagerie intégrée.

ARTICLE 3 : Promotion

L’association assure sa promotion permanente au moyen de son site Internet mais également au travers de liens sur d’autres sites, au travers de campagnes d’information sur les journaux et radios locales, participation aux forums des associations, distribution d’affichettes, de flyers, publications sur les réseaux sociaux ainsi qu’au travers d’un blog à l’adresse : https://orgeve.blog/ servant de support aux photos des sorties, liens vers les articles en ligne, vidéos…etc.

La gestion de ce blog est assurée par un membre du Bureau Directeur auquel les adhérents transmettent, à l’issue d’une sortie, les photos qu’ils souhaitent mettre en ligne en se limitant à 30 photos par sortie au maximum.

De plus, les règles suivantes seront respectées :

1- Dans le cadre du droit à l’image, aucune photo de personne apparaissant « seule » ne sera mise en ligne.

2- Aucune photo faisant apparaître un ou plusieurs enfants « seuls » ne sera mise en ligne.

3- Toute personne qui participe à une sortie de l’association Orgève66 accepte de figurer sur les photos ou vidéos de la sortie susceptibles d’être mis en ligne, sauf demande contraire formulée par la personne, au cours de la sortie, auprès des adhérents qui prennent les photos.

4- Sont soumises aux mêmes règles, les photos déposées directement sur la sortie par un des participants.

5- Aucune personne transmettant des photos à l’association ou figurant sur les photos en question  ne pourra prétendre à la moindre rémunération en contre-partie. 

6- Ainsi les photos transmises par les adhérents deviennent la propriété à vie de l’association Orgève66. Elles ne seront utilisées que dans le seul but de promouvoir la vie et les activités de l’association et ne seront déposées que sur les 2 supports Internet, propriété d’Orgève66 : le site www.orgeve.fr et le blog https://orgeve.blog/

7- Toute photo non conforme aux règles décrites ci-dessus sera immédiatement supprimée du site par un des membres du Bureau Directeur.  

ARTICLE 4 : Adhésion

4.1 – Devient Membre de l’association Orgève toute personne physique majeure qui se créer un compte VALIDE sur le site Internet  www.orgeve.fr qui prend le soin de compléter sa fiche de profil avec, au minimum : PRENOM, ANNEE DE NAISSANCE, VILLE DE RESIDENCE et une PHOTO qui permet d’identifier le membre.

4.2 – Chaque personne est tenue de se créer un compte personnel, le compte « couple » n’est pas possible sur le site, le compte « invité » n’existe pas.

4.3 – Après la création du compte sur le site Internet de l’association, le membre va intégrer une des catégories détaillées ci-dessous :

4.3-1 – Abonné : Tous les membres qui ne souhaitent pas s’acquitter de la cotisation annuelle et/ou qui n’ont pas mis à jour leur fiche de profil et qui, par conséquent ne peuvent pas s’inscrire aux sorties, activités et événements de l’association mis en ligne sur le site. Ces personnes, abonnées à la « newsletter », ont accès à toutes les informations émanant de l’association et peuvent basculer, à tout moment, dans la catégorie « adhérent » en assumant les conditions requises. Aucun liseré de couleur appairait sur cette catégorie de membre.

4.3-2 – Adhérent : tous les membres qui respectent la complétude de la fiche de profil comme indiqué ci-dessus et qui s’acquittent du paiement de la cotisation annuelle. Les membres adhérents seront visuellement identifiables sur le site au moyen d’un liseré encadrant  leur photo  de couleur  différente chaque année civile.

4.3-3 – Actif : tout adhérent de l’association qui fait le choix d’animer une activité régulière ou ponctuelle, d’organiser et de proposer aux autres adhérents, des sorties et événements, conformes à la politique de l’association, en les mettant en ligne sur le site Internet de l’association. Les membres actifs seront visuellement identifiables sur le site au moyen d’un liseré de couleur verte autour de leur photo.

La qualité de membre actif se perd automatiquement dans le cas où le membre actif n’a mis aucune sortie ou événement au cours de l’année écoulée. De plus, au terme du premier trimestre de l’année civile, tout membre actif n’ayant pas présenté de projet ou de prévision de sortie pour l’année en cours ou mis en ligne au moins une sortie effective, perdra son statut de « membre actif, membre du Conseil d’Administration » et basculera dans la catégorie « adhérents ».

4.3-4 – Partenaire : toute personne morale, association, personne physique professionnelle du loisir ou de la détente, agréée par le Bureau Directeur et qui pourra, en échange d’une cotisation annuelle personnalisée, proposer, au moyen du site Internet www.orgeve.frdes sorties, événements et manifestations conformes à la politique et aux objectifs de l’association, avec des participations financières spécialement négociées pour les adhérents de l’association.  

4.4 – Tout membre Partenaire sera tenu de  proposer aux adhérents d’orgève66 une participation financière inférieure ou au moins égal au tarif le plus bas proposé à sa clientèle habituelle et sans condition de nombre de participants à la sortie ou à l’événement.

4.5 – Tout membre Partenaire a l’obligation de porter sur sa fiche « profil » à la connaissance de tous les utilisateurs, les éléments juridiques  nécessaires  légalisant l’activité : N° d’immatriculation RC, INSEE ou Préfectoral, diplômes, autorisations, nom de la compagnie et N° de police d’assurance couvrant l’activité, photo ou logo, adresse, N° de téléphone…etc

4.6 – Les sorties, activités et événements  des membres Partenaires sont proposés, mis en ligne sur le site www.orgeve.fr et se déroulent sous leur PLEINE ET ENTIÈRE RESPONSABILITÉ. De ce fait, la responsabilité de l’association Orgève66 se limite à la mise à disposition de son site Internet et ne pourra être mise en cause en cas de problème ou d’accident survenant lors d’une activité, sortie ou événement organisé par un membre Partenaire.

 

 ARTICLE 5 : Cotisation annuelle.

Son montant est déterminé chaque année en réunion du Conseil d’Administration et l’appel à cotisation se fait à partir du 1er octobre.

5.1 – Pour toute nouvelle adhésion enregistrée au cours du dernier trimestre de l’année civile, il sera demandé à l’adhérent de s’acquitter de la cotisation de la nouvelle année, évitant ainsi tout calcul de « prorata ». 

5.2 – L’association Orgève66 se réserve le droit de supprimer définitivement le compte d’un membre qui n’a pas renouvelé sa cotisation annuelle à l’issue du premier trimestre de l’année civile.

5.3 – Aucun remboursement de la cotisation annuelle, même au prorata, ne sera effectué en cours d’année en cas de suppression du compte de l’adhérent et quel que soit le motif de cette suppression.

 

ARTICLE 6 : Séjours « rando-découverte » à l’Etranger

L’association Orgève66 propose chaque année à ses adhérents des séjours  de randonnées et de découvertes à l’étranger.

6.1 – L’organisation de ces sorties est obligatoirement confiée à un prestataire professionnel choisi par l’association. La seule  responsabilité d’Orgève66 est limitée au choix du prestataire, à la vérification du statut légal de ce prestataire lors de la mise en ligne de la sortie, à la négociation d’un prix et d’un circuit personnalisés.

6.2 – Chaque participant  sera mis en contact par l’association avec le prestataire afin qu’il puisse accéder directement aux Conditions Générales de Ventes, et au paiement en ligne sur le site du professionnel si celui-ci est en mesure de proposer ce service.

6.3 – L’association se réserve néanmoins la possibilité de faire transiter par son compte bancaire tous les paiements d’un séjour afin d’effectuer un seul et unique virement sur le compte bancaire du prestataire.

6.4 – Tous les détails du séjour convenus avec le prestataire et les  conditions d’inscriptions seront précisés dans le descriptif de la sortie mise en ligne (niveau, condition physique, documents de voyage à prévoir, assurances, vaccins éventuels) et seront discutés lors de réunions de préparation.

6.5 – En cas de transport par avion, chaque participant prendra indépendamment son billet dès lors que l’organisateur avec les participants auront décidé du jour de départ et du retour. Le covoiturage sera utilisé pour se rendre à l’aéroport, et le partage des frais sera appliqué également pour le stationnement au parking de l’aéroport.

  

ARTICLE 7 : Séjours « RANDONNEE »

Il est proposé régulièrement aux adhérents d’Orgève66 des randonnées de plusieurs jours dans différentes régions de France.

Il ne s’agit pas de séjours « organisés ». La mise en ligne d’une telle sortie consiste à regrouper des adhérents de l’association Orgève66 qui pratiquent régulièrement l’activité « randonnée » afin de les faire marcher ensemble sur un sentier balisé de Grande Randonnée, PR locaux ou « tour de pays ».

Les participants s’organisent pour le covoiturage afin de se rendre au point de départ du circuit choisi. Chaque jour, à la fin de l’étape, tout participant a  le libre choix de son ’hébergement (gîte, camping, hôtel…) et règle personnellement ses dépenses : nuitée, repas… auprès du prestataire.

Les conditions d’inscription seront détaillées dans le descriptif de la sortie dès la mise en ligne sur le site : niveau de randonnée, condition physique requise…

ARTICLE 8 : CONDITIONS GENERALES DE PARTICIPATION AUX SORTIES MISES EN LIGNE SUR LE SITE ORGEVE ( CGP )

8.1Pour des raisons d’assurance et de responsabilité, participent uniquement aux sorties les personnes qui ont le statut  d’ « adhérent » tel que défini à l’article 4 ci-dessus.

Les enfants mineurs d’adhérents pourront également participer aux sorties sans avoir de cotisation à régler mais uniquement à celles de la catégorie « Familiales » ainsi que celles dont l’animateur aura précisé que la sortie est accessible aux enfants. Cette participation se fait toujours en présence et sous la pleine et entière responsabilité des parents.

8.2 – La présence d’un animal domestique lors d’une sortie est soumise OBLIGATOIREMENT à l’autorisation préalable de l’organisateur qui se réserve le droit de refuser l’animal au moment du départ, dans l’intérêt de tout le groupe, si cette autorisation n’a pas été demandée ou donnée.

8.3 – Toute sortie mise en ligne sur le site ORGEVE qu’elle soit gratuite ou avec participation financière possède un descriptif complet précisant notamment les conditions d’inscription. Tout  participant s’engage à lire ces conditions afin d’éviter tout malentendu ou confusion qui pourrait mettre en danger le bon déroulement de la sortie. De même, tout participant s’engage à vérifier  sur le site le jour de la sortie, avant même de se rendre sur le lieu de RDV, s’il n’y a pas d’instructions de dernière minute (annulation, changement d’heure, de lieu de rendez vous…).

8.4 – Les sorties mises en ligne sur le site, pour lesquelles une participation financière est calculée, sont toujours organisées dans un cadre de loisirs, de moment convivial sans aucune connotation commerciale ou de profit. Toute notion de « Prestation » est à exclure.

L’animateur bénévole qui organise une telle sortie s’efforce de faire une estimation, au plus prêt, de la dépense globale de la sortie en tenant compte des frais de route, de la location d’un véhicule si besoin, des nuitées, repas…etc

La division de cette estimation par le nombre de participants détermine  le montant « par personne ». Les participants régleront ce montant à l’avance et au plus tard à la date limite fixée dans la sortie.

Avec l’argent encaissé l’association réglera toutes les factures et frais liées à la sortie et rétrocédera les frais de route, si besoin, aux adhérents concernés et uniquement par virement sur POSE ou sur compte bancaire.

8.5 – Les membres actifs qui proposent une sortie, se réserve le droit de modifier le déroulement de celle-ci s’ils le jugent nécessaire en fonction d’éventuels imprévus à gérer (maladie, accident, météo…).

8.6 – Si des dépenses imprévues surviennent au cours d’une sortie pour laquelle une participation financière avait été déterminée à l’avance, les participants s’engagent à régler le complément qui leur sera demandé par la Trésorière, à l’issue de la sortie, sur présentation des justificatifs de dépenses supplémentaires.

8.7 – Si le coût d’une sortie a été « involontairement » surestimé ou que des économies imprévues sont réalisées pendant la sortie, l’association Orgève66 gardera la somme non utilisée qui servira alors à financer d’autres sorties. Cette somme ne sera, en aucun cas, reversée aux participants dès lors qu’ils ont accepté et réglé, en toute connaissance de cause, la participation calculée initialement.

8.8 – COVOITURAGE :

Pour les déplacements lors des sorties, certains adhérents sont amenés à utiliser leur véhicule personnel pour transporter des participants. Ils certifient sur l’honneur qu’ils sont bien titulaires du permis de conduire et que leur véhicule est correctement assuré pour le transport de personnes. En cas d’accident de la route, ils reconnaissent que seul leur contrat d’assurance couvrira d’éventuels dégâts, l’association Orgève66 n’étant titulaire d’aucun contrat d’assurance spécifique prenant en charge ce genre de risques.

Pour la participation financière aux frais de déplacement qui sera demandée aux participants par la personne qui utilise son véhicule, le calcul suivant doit être appliqué:

1) mise à zéro au moment du départ du compteur journalier du véhicule utilisé.

2) au retour, faire constater par les participants le nombre de kilomètres affichés sur le compteur journalier.

3) multiplier le résultat obtenu  par le coefficient de 0,20€ (toutes énergies confondues)

Il sera ajouté à ce total les frais annexe comme les péages d’autoroute, les frais de stationnement si utilisés.

4)  diviser ce total  par le nombre de personnes dans le véhicule, chauffeur et propriétaire du véhicule compris.

Le résultat ainsi obtenu représente la participation que chacun des covoiturés doit régler au propriétaire du véhicule.

Ce mode de calcul ne sera, bien sûr, pas appliqué lorsqu’une estimation des frais est faite par l’organisateur de la sortie, payée à l’avance et, de ce fait, acceptée et validée par les participants comme précisé à l’Article 8.4 ci-dessus.

8.9 – Si à l’issue d’une sortie, un des participants souhaite formuler des griefs, des doléances, exprimer son mécontentement, décrire un problème particulier auquel il a été confronté au cours de la sortie ou se faire présenter le compte rendu financier de la sortie, il peut saisir le Président de l’association, par courrier recommandé avec accusé réception. Il sera alors reçu et entendu par le Bureau Directeur en présence, si besoin, du membre actif à l’origine de la sortie, dans un délai de 15 jours au maximum après réception de son courrier qui détaillera, de façon précise, le motif de la demande.

8.10 – Les adhérents de l’association Orgeve66 s’engagent, lors de leur inscription à une sortie, à respecter, sans aucune réserve, les CONDITIONS GENERALES DE PARTICIPATION détaillées ci-dessus et à ne jamais tenir pour responsable l’animateur ou l’association si le déroulement de la sortie ne correspond pas à 100% à ce qui était annoncé dans le descriptif.

ARTICLE  9 : Participation financière aux sorties

Pour pérenniser et sécuriser les sorties, dans un souci d’organisation plus efficace et plus sérieuse, et , surtout, pour assurer, conformément à la législation en vigueur, la « traçabilité » de l’intégralité des mouvements « débit-crédit » de chacun des adhérents, l’association Orgève66 a mis en ligne sur son site, un système de paiement interne et automatisé intitulé « POSE » (Provision à Orgeve pour les Sorties et Evènements).

Tous les détails sur ce système « maison » mis au point par l’association Orgeve66 sont consultables en ligne sous l’onglet « POSE » situé sur la page d’accueil du site.

Pour toute sortie et événement avec participation financière, un paiement à l’avance est préconisé (paiement total ou acompte).

Tout paiement doit être effectué désormais par le système POSE.

Il est de la responsabilité de l’Animateur d’une sortie de déterminer une date limite de paiement. Ainsi, sans règlement à la date prévue, l’inscription de l’adhérent disparaît de façon automatique afin de libérer la place pour d’autres.

ARTICLE  10 : Remboursement de la participation

L’association Orgève66 n’a aucune possibilité ni aucun droit de demander de justificatifs comme pourrait le faire un prestataire professionnel, un commerçant ou une compagnie d’assurance pour procéder au remboursement de sommes payées à l’avance.

Sauf cas exceptionnels, les participations versées à l’avance par les adhérents ne seront pas remboursées. L’adhérent qui n’est plus disponible pour participer à l’événement aura l’obligation de trouver, lui-même, une autre personne, parmi les adhérents de l’association, qui participera à la sortie à sa place et qui lui remboursera les arrhes versées. Il en est de même pour les billets de spectacle, charge à l’adhérent de trouver un remplaçant.

Parfois, en fonction de la situation, un « avoir » sur d’autres sorties organisées par l’association, pourra être consenti en guise de remboursement.

ARTICLE  11 : Création d’événements et de sorties par un membre actif

11.1 – Le membre actif qui propose un événement ou une sortie en assume l’entière organisation, fixe les règles, détermine le nombre de participants, le lieu de rendez-vous, organise, s’il le souhaite, le covoiturage.  Il pourra prendre la décision de modifier ou d’annuler cet événement sous réserve de tenir informés les inscrits le plus tôt possible.

11.2 – Pour un événement ou une sortie avec participation financière, les obligations décrites dans les articles 9 et 10 ci-dessus ainsi que celles décrites dans les CGP (Art. 8) seront respectées.

11.3 – Dans le cadre de l’organisation d’une sortie ou d’un événement, le membre actif pourra demander une avance de trésorerie pour d’éventuels frais qu’il lui faudrait engager au préalable et évitera d’engager son argent personnel sauf accord préalable de la Trésorière.

Un « récapitulatif financier » sera présenté à la Trésorière de l’association à l’issue de la manifestation accompagné des factures acquittées, tickets de caisse…etc.

11.4 – Pour assurer la réussite des événements qu’ils mettent en ligne, l’association tient à la disposition des membres actifs tout le matériel dont elle dispose  (tables, bancs, barbecues, plancha, vaisselle…etc)

Dans le cadre de la « promotion » de l’association, un membre actif peut également demander à la Trésorière, de disposer d’un budget ponctuel  pour minorer le prix d’une sortie ou en proposer la gratuité pour les adhérents d’Orgève66.

11.5 – Ces actions de promotion, appliquées essentiellement sur les sorties culturelles, sont soumises à l’accord préalable de la Trésorière qui en fixe les règles (pourcentage de réduction, nombre de participants…) et sont exclusivement réservées aux adhérents à jour du paiement de  leur cotisation puisqu’elles nécessitent l’utilisation des fonds propres de l’association pour financer tout ou partie du coût de la sortie. (Exemple : les séances de cinéma à 3€).

11.6 – Pour rendre possible ces actions, tout au long de l’année, en plus des cotisations des adhérents, des événements festifs sont organisés afin de faire rentrer de l’argent dans la caisse de l’association  (grillades, repas à thème, méchouis…etc).

 11.7 – Tout membre du Bureau Directeur de l’association se réserve le droit de demander à un membre actif, la suppression d’une sortie, d’un évènement mis en ligne sur le site, qui ne respecte pas le présent règlement, les objectifs ou les orientations de l’association. En cas de refus, la suppression sera effectuée par un des membres du Bureau.

ARTICLE 12 : Assurances

Chaque adhérent de l’association Orgève66 s’engage à vérifier, auprès de sa compagnie d’assurance habituelle, qu’il dispose bien d’une couverture RC et multirisques activités de loisir et de plein-air afin d’être pris en charge en cas d’accident au cours d’une sortie organisée par l’association ou de dommage causé à autrui.

Tout adhérent ne disposant pas d’une telle couverture s’engage à souscrire une police d’assurance adaptée à ce genre d’activité dans les plus brefs délais et avant de participer à une première sortie proposée par l’association.

En vertu de quoi, tout adhérent reconnait dégager l’association de toute responsabilité en cas d’accident ou de problème engageant sa propre responsabilité individuelle.

L’association Orgève66 dispose, quant à elle, d’une assurance professionnelle RC associative assurant la protection juridique des organisateurs (membres actifs), couvrant les risques locatifs des espaces ou locaux utilisés dans le cadre des activités et l’ASSISTANCE AUX ADHÉRENTS EN DÉPLACEMENT dés lors que l’activité se déroule à plus de 50 kms du domicile de l’adhérent. (voir le lien en bas de la page d’accueil du site)

 

ARTICLE 13 : Randonnées pédestres 

Une des activités principales de l’association Orgève66 est la pratique de la randonnée pédestre sous toutes ses formes : marches d’entretien, d’agrément, de découverte, familiales, rando, trek en France et à l’étranger…

Tout adhérent amené à pratiquer cette activité régulièrement ou à titre ponctuel ou décidant de participer à un trek en France ou à l’étranger et qui n’est pas déjà licencié dans un autre club de rando, s’engage sur l’honneur à souscrire la licence de randonneur auprès de la Fédération Française de Randonnée Pédestre ou du Comité local de votre ville.  Voir le lien vers la FFRP : 

FFRP randoPass

Cette licence individuelle (qui permet aussi de bénéficier d’une assurance assistance) préconisée par notre association  porte le nom de RANDOPASS. Elle est délivrée sur présentation d’un certificat médical stipulant que l’adhérent est apte à pratiquer la randonnée pédestre et, de ce fait, la responsabilité de l’association Orgève66 sera dégagée en cas de problème physique ou de santé d’un adhérent participant aux randonnées de l’association.

Si l’adhérent, qui ne possède pas de licence obtenue dans un autre club de randonnées », ne souhaite pas souscrire cette licence « randopass » qui est payante, s’engage néanmoins sur l’honneur à consulter son médecin traitant une fois par an et se fera délivrer un CERTIFICAT MÉDICAL précisant qu’il est « apte » à pratiquer la randonnée pédestre.

Un membre actif proposant une randonnée sur le site a toute amplitude pour exiger, s’il le souhaite, la présentation de la «randopass» ou du certificat médical annuel,  par chaque personne inscrite à la sortie. Cette précision sera alors portée à l’avance dans le descriptif. Cette présentation devient obligatoire en cas de séjour ou trek en haute montagne.

Il a également toute amplitude pour refuser la participation d’une personne qui risque de se mettre en danger et de mettre le groupe en difficulté  par rapport à un équipement non approprié : mauvaises chaussures, pas de vêtements chauds par exemple.

ARTICLE 14 : Mises à jour

Le présent règlement intérieur est évolutif et sera amélioré, mis à jour et complété par le Bureau Directeur de l’association suivant les cas rencontrés, les besoins d’adaptation afin de protéger au mieux orgève66, ses membres et tous les utilisateurs du site. Tout adhérent s’engage à consulter régulièrement le présent règlement afin de prendre en compte ses évolutions.

Version 1 : 01 septembre 2011

Version 2 : 10 juin 2012

Version 3 : 30 octobre 2013

Version 4 : 22 août 2014

Version 5 : 24 juin 2017

Version 6 : 16 novembre 2017

Version 7 : 13 avril 2018

Version 8 : 19 mars 2019

Version 9 : 14 septembre 2019

 

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STATUTS

ASSOCIATION ORGEVE66

 I – l’association :

Article 1 : Dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la Loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16/08/1901, ayant pour titre : organisation d’événements dans le 66.

Sigle : « orgeve66 »

Article 2 : Objet et durée

Cette association a pour but l’organisation de loisirs multiples et variés, amicaux et familiaux, regroupant tous les domaines d’action et d’application, notamment : détente, sport, pluri-culture, nature, rencontres, solidarité, accueil et hébergement et facilitant, entre-autres choses, les contacts, les échanges, la découverte et promotion de la ville, des départements et des régions et, plus particulièrement, la pratique et le développement de la RANDONNEE PEDESTRE, tant pour sa pratique sportive que pour la découverte et la sauvegarde de l’environnement, le tourisme et les loisirs.

Sa durée est illimitée.

Article 3 : Siège social

A sa création, l’association a son siège social dans la commune de Perpignan (Pyrénées Orientales). Son siège peut être transféré sur simple décision du Bureau Directeur.

Article 4 : Moyens d’action – Promotion

L’association assurera son fonctionnement et sa promotion permanente au travers d’un site internet.

II – Les membres :

Article 5 : composition et adhésion

L’association se compose de :

Membres actifs : membres adhérents qui font le choix, au travers du site internet notamment, d’animer une activité, d’organiser des sorties, d’assumer des événements, d’agrémenter ainsi les programmes d’activité de l’association, en assurent sa promotion permanente. Les membres actifs, de part leur fonction et leur implication, composent le CONSEIL D’ADMINISTRATION de l’association au sein duquel est élu le BUREAU DIRECTEUR.

Membres Partenaires : Associations, personnes physiques ou morales qui ont un statut de professionnels de la détente et du loisir, agréés par le Bureau Directeur et qui utilisent le site Internet de l’association comme support afin de proposer leurs activités aux adhérents d’orgève66 et faire la promotion de leurs activités.

Membres adhérents : personnes qui participent aux sorties, activités et événements de l’association au moyen du site internet.

Membres abonnés : personnes qui n’acquittent pas la cotisation annuelle et qui ne participent donc pas aux sorties, à l’activité et événements de l’association mais qui la soutiennent au moyen du compte qu’elles se sont créé sur le site internet qui va leur permette de recevoir les informations en permanence et d’avoir un regard sur la vie de l’association. Un abonné pourra devenir adhérent à tout moment en réglant la cotisation annuelle.

Article 6 : Adhésion

Devient « Membre » toute personne physique, obligatoirement majeure, qui remplie une fiche d’inscription sur le site internet de l’association, validée par le Bureau Directeur et qui s’engage à respecter les statuts ainsi que le règlement intérieur de l’association sans aucune réserve.

Article 7 : Radiation

La qualité de membre se perd :

– Pour non paiement de la cotisation annuelle

– Par désinscription volontaire du site internet de l’association

– Par décès

– Par exclusion prononcée par le Bureau Directeur pour motif grave, notamment pour un comportement portant préjudice matériel ou moral à l’association, une infraction aux statuts ou au règlement intérieur.

Le membre concerné sera prévenu par courrier électronique des raisons de cette radiation et aura 15 jours pour contester cette décision auprès du Bureau Directeur.

III – L’Assemblée générale :

Article 8 : composition, convocation et ordre du jour :

L’assemblée générale se compose de tous les membres de l’association visés à l’article 5 des présents statuts mais seuls les membres du Conseil d’Administration seront convoqués individuellement et ont le droit de vote. Les modalités de vote seront décrites dans le règlement intérieur. Les autres catégories de membres seront invités au travers d’une convocation électronique unique mise en ligne sur le site Internet de l’association et auront un rôle consultatif.

L’assemblée générale se réunit, si possible, au moins une fois par an et chaque fois qu’elle est convoquée par le Bureau Directeur ou sur demande du quart au moins des membres du Conseil d’Administration, adressée au président et au secrétaire.

Les Convocations individuelles seront envoyées au moins 15 jours à l’avance par courrier électronique et l’invitation unique sera mise en ligne sur le site au moins 15 jours à l’avance. L’ordre du jour est joint.

Les membres peuvent proposer des points. L’ordre du jour est fixé par le Bureau Directeur.

Lorsque l’assemblée générale se réunit à la demande des membres, ceux-ci fixent eux-mêmes l’ordre du jour qui sera envoyé au moins 21 jours à l’avance au Président qui pourra ajouter des points.

Article 9 : Fonctionnement

Le fonctionnement de l’association repose sur des statuts officiels enregistrés en Préfecture et complétés par un règlement intérieur (RI) qui intègre également les conditions générales d’utilisation su site internet (CGU).

L’AG entend les rapports du Bureau Directeur sur l’activité, la gestion et sur la situation morale et financière de l’association, approuve ou redresse les comptes de l’exercice clos, vote le budget de l’exercice suivant, délibère sur les questions mises à l’ordre du jour.

L’AG se prononce sur les modifications des statuts et prend connaissance et approuve les éventuelles modifications apportées au règlement intérieur.

Ne sont traitées et ne seront valables que les résolutions prises sur les points inscrits à l’ordre du jour. Il est procédé au renouvellement des membres du Bureau Directeur, conformément à la procédure décrite à l’article 10.

Les délibérations sont prises à mains levées, à la majorité des voix des membres du Conseil d’Administration présents. La validité des délibérations requiert la présence d’au moins 12 membres du Conseil d’Administration. Si ce quorum n’est pas atteint, est convoquée une seconde AG, à 15 jours au moins d’intervalle, avec le même ordre du jour et qui délibère quel que soit le nombre de membres du Conseil d’Administration présents.

Il est tenu un procès verbal de l’assemblée générale signé par le président et le secrétaire et consigné dans un registre prévu à cet effet.

Article 10 : Composition

La composition du conseil d’administration doit notamment refléter la composition de l’assemblée générale.

L’association est dirigée par un Conseil d’Administration composé de tous les membres actifs et du Bureau Directeur composé de 6 membres au moins, élus pour une durée de 3 ans par l’assemblée générale. Ses membres sont rééligibles.

Les électeurs sont les membres titulaires du droit de vote au sens de l’article 8 des présents statuts.

Est éligible toute personne physique, membre de l’association exception faite de la catégorie « abonné ».

En cas de vacance, le Bureau Directeur pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif lors de l’AG la plus proche.

Article 11 : Fonctionnement et compétences

Le Bureau Directeur se réunit chaque fois qu’il est convoqué par le Président ou à la demande de la moitié de ses membres, adressée au Président.

Le Conseil d’Administration se réunit chaque fois qu’il est convoqué par le président ou à la demande d’un quart de ses membres adressée au président ou au secrétaire.

La convocation est envoyée au moins 15 jours à l’avance par courrier électronique et l’ordre du jour est joint.

L’ordre du jour est fixé par le président et le secrétaire. Lorsqu’il se réunit à la demande de ses membres, ceux-ci fixent eux-mêmes l’ordre du jour.

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de l’association et faire autoriser tous actes et opérations permis à l’association, sous réserve des pouvoirs expressément et statutairement réservés à l’AG.

Il établit et modifie le règlement intérieur de l’association.

La présence d’au moins un quart de ses membres est nécessaire pour la validité des décisions.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Les votes se passent à mains levées sauf circonstances particulières qui nécessitent un vote au scrutin secret.

Tout membre du Conseil d’Administration qui perd sa qualité de « membre actif » pourra être considéré comme démissionnaire.

Il est tenu un procès verbal des réunions signé par le président et le secrétaire. Ils sont consignés dans un classeur réservé à cet effet conservé au siège de l’association.

IV – Le Bureau :

Article 12 : Nomination

Le conseil d’administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, son Bureau composé d’un président, d’un trésorier, d’un secrétaire, d’un vice-président, d’un trésorier adjoint et d’un secrétaire adjoint.

Les membres du bureau sont issus obligatoirement des membres du conseil d’administration. Les membres sortants sont rééligibles.

Article 13 : Compétences

Les membres du bureau sont investis des attributions suivantes :

– Le président est chargé d’exécuter les décisions du conseil d’administration et d’assurer le bon fonctionnement de l’association qu’il représente en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il est chargé de déclarer à la préfecture les modifications des statuts, de la composition du bureau et autres déclarations légales.

– Le secrétaire est chargé des convocations et de la rédaction des procès verbaux, de la correspondance et de la tenue du registre prescrit par l’article 5 de la Loi du 1er juillet 1901

– Le trésorier tient les comptes de l’association et, sous la surveillance du président, il effectue tous paiements et reçoit toutes sommes. Il procède au retrait, au transfert et à l’aliénation de tous biens et valeurs.

Article 14 : Ressources

Les ressources de l’association sont constituées par :

– Les cotisations annuelles versées par les adhérents et par les partenaires.

– Les dons de particuliers.

– Les éventuelles subventions accordées par l’Etat, les collectivités locales et territoriales et les établissements publics.

– Les revenus des biens loués ou appartenant à l’association, les produits des ventes et rétributions pour services rendus.

– Les éventuels produits provenant des manifestations et activités organisées tout au long de l’année.

Article 15 : Gestion

Pour la transparence de la gestion de l’association :

– Il est tenu une comptabilité conforme à la réglementation en vigueur.

– Le budget annuel est adopté par le conseil d’administration avant le début de l’exercice.

– Les comptes sont soumis à l’AG dans un délai inférieur à 3 mois à compter de la clôture de l’exercice.

– Tout contrat ou convention passé entre l’association, d’une part, et un administrateur, son conjoint ou un proche, d’autre part, est soumis pour autorisation au conseil d’administration et présenté pour information à l’AG la plus proche.

– Il est justifié chaque année auprès des autorités ayant mandaté des subventions, de l’emploi des fonds provenant de toutes subventions accordées au cours de l’année écoulée.

V – Modification des statuts et dissolution

Article 16 : Modification des statuts

Les statuts peuvent être modifiés par l’AG sur proposition du Bureau, du Conseil d’Administration ou sur demande du quart au moins de ses membres adressée au président et au secrétaire.

Dans les 2 cas les propositions de modification sont inscrites à l’ordre du jour et jointes à la convocation à l’AG.

Les modifications sont votées conformément à la procédure prévue aux articles 8 et 9 des présents statuts.

La validité des modifications requiert la présence de 10 membres actifs au moins et la majorité des deux tiers des voix des membres actifs présents ou représentés.

Article 17 : Dissolution

En cas de dissolution de l’association, une AG est convoquée spécialement à cet effet dans les conditions prévues aux articles 8 et 9.

La validité de la dissolution requiert la présence de 10 membres actifs au moins et la majorité des deux tiers des voix des membres actifs présents et représentés.

Une personne chargée de la liquidation des biens de l’association est désignée par le bureau.

L’actif restant ne peut, en aucun cas, être réparti entre les membres. Il sera dévolu à un organisme d’Etat, une action ou Organisation humanitaire.

Mise à jour à l’Assemblée Générale annuelle du 24 juin 2017.

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ASSOCIATION ORGEVE

COMTE RENDU DE LA DERNIERE ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE DU 16 MAI 2019

les 25 membres du Conseil d’Administration convoqués étaient soit présents, soit excusés. Une douzaine d’adhérents « invités » étaient également présent à cette AG.

Le Président ouvre la séance à 18h30, fait le point sur le Conseil d’Administration et sur le Bureau Directeur.

Certains membres perdent leur statut de « Membre actif » et quittent le Conseil d’Administration à leur demande ou parce qu’ils n’ont formulé aucune proposition de sortie pour l’année à venir.

De nouveaux adhérents, au contraire, intègrent le Conseil d’Administration car ils animent en 2019, soit une activité régulière, soit une ou plusieurs sorties.

Le nouveau Bureau Directeur, quant à lui, suite à une démission en cours de mandat et un non-renouvellement de mandat déclaré à l’AG, se compose désormais de 4 membres :

– La Trésorière qui assume toute la gestion financière de l’association

-Le Secrétaire qui assume la gestion des photos, la gestion du Blog de l’association, des comptes sur les Réseaux Sociaux et le suivi de l’adresse mail de l’association.

-Le Président et le Vice-Président qui assument la représentation juridique de l’association et assurent le remplacement et la polyvalence des autres postes du Bureau en cas d’absence ou de vacances.

La liste des membres actifs et des membres du Bureau Directeur est détaillée avec des « codes couleurs » sous l’onglet « ADHERENTS » de la page d’accueil du site ainsi qu’en cliquant sur le lien « Qui sommes nous »

 Le Président fait lecture du Bilan d’Activités et Bilan Moral : 

En 2019, notre association fête ses 8 années d’existence. Orgève c’est, aujourd’hui, des centaines de sorties proposées dans l’année, en moyenne 6 par semaine, touchant tous nos secteurs d’activité : randonnées (3 par semaine), sorties culturelles telles que le cinéma à 3€, spectacles, théâtre, concerts, festivals… des ateliers hebdomadaires : les mercredis d’Orgève, atelier bricolage, jardinage… des séjours découverte, des treks en France et à l’étranger… des baptêmes « sportifs » tels que parapente, char à voile, planeur, Ulm, kayak, canoë…

Orgève reste à l’écoute de ses adhérents pour toutes propositions, toutes demandes de sorties ponctuelles et spécifiques dés lors qu’elles rentrent dans le cadre de nos orientations.

Notre association confirme également sa présence à PIA pour de nombres activités de plein air, ateliers, réunions, repas, grillades, méchouis… Elle a légalisé son « siège d’activités » au travers d’un contrat de « location-occupation » signé avec l’adhérente propriétaire des lieux et lui verse une participation financière annuelle couvrant, entre-autre, les frais d’électricité et d’eau. 

Les lieux sont couverts par le contrat d’assurance locative de l’association en cas d’accident.

Orgève a terminé l’année 2018 avec un nombre total d’adhérents à jour du paiement de la cotisation de 150. En 2019, au jour de l’AG du 16 mai, ce nombre est de 125.

Certains adhérents n’ont pas renouvelé leur adhésion alors que de nouvelles personnes nous ont rejoint.

Le Président rappel donc la nécessité de faire « parler » et de faire connaitre l’association en permanence au travers de « flyers », d’annonces sur les radios locales, dans le journal et demande à tous les adhérents d’utiliser le « bouche à oreilles ».

Notre association va essayé d’être présente au Forum des Associations de Soler en septembre prochain car il est nécessaire d’aller chercher de nouveaux adhérents mais également de nouveaux animateurs.  

Présentation du rapport Financier :

La Trésorière présente le détail des charges fixes annuelles ainsi que le détail des dépenses, mis en opposition aux recettes réalisées par les adhésions et les bénéfices sur le volet festif (repas, méchouis…)

Elle détail longuement notre système de paiement POSE qui est désormais très efficace, sécurisé, automatisé et intégré au site. Il permet une traçabilité complète de tous les mouvements « débit-crédit » de l’ensemble des adhérents et permet à chacun de disposer d’un relevé de compte personnel intégré à la fiche de profil, qui permet en temps réel le suivi de toutes les opérations de la personne.

Désormais, tous les adhérents se sont approprié ce nouveau système de paiement en ligne des sorties et les provisions versées par chacun sont isolées sur un compte bancaire spécifique.

Le montant de ces provisions fluctue en fonction des sorties mises en ligne, des acomptes sur séjours à verser…etc

La Trésorière fait ressortir que les fonds propres de l’association couvrent les frais fixes et que la différence permet de financer les sorties du volet culturel. En effet, elle explique que lorsque l’association fait bénéficier ses adhérents de tarifs tout à fait exceptionnels tel que le cinéma à 3€, c’est parce qu’elle finance une partie du prix d’entrée en utilisant ses fonds propres.

Ainsi et par exemple car il y en a beaucoup d’autres, en 2018 orgève a financé 300 entrées de cinéma à hauteur de 3,20€ afin que l’adhérent ne règle que 3€, ce qui a représenté une dépense de plus de 900€ pour l’association.

La Trésorière précise que le budget nécessaire pour ces actions n’est autre que l’argent des adhérents versé au travers de leur cotisation annuelle et que Orgève s’inscrit ainsi dans une logique propre à la Loi 1901 qui régie les association comme la nôtre : l’argent encaissé d’un côté est reversé aux adhérents sous d’autres formes.

Elle confirme qu’il n’y a pas de règles précises sur la participation de l’association, les choses se font « au feeling » et c’est souvent l’animateur d’une sortie qui propose à la Trésorière une participation de tel ou tel montant.

En conclusion : Financièrement l’association se porte très bien grâce à une gestion saine se traduisant par une minimisation des dépenses et des frais fixes, à un système POSE qui garantit un fond de roulement conséquent et adapté et un nombre d’adhésion suffisant pour assurer des fonds propres conséquents.

Le Président a fait ratifier par l’AG le nouveau Règlement Intérieur de l’association qui a été développé par le Bureau Directeur en mars 2019 et qui est en ligne et applicable depuis cette date. Il a expliqué aux présents pourquoi il était nécessaire de mettre en place de telles règles de fonctionnement et invite tous les adhérents à lire ce règlement intérieur et plus précisément son Article 8 définissant les CONDITIONS GENERALES DE PARTICIPATIONS AUX SORTIES (CGP) 

La séance est levée à 20h30.

Remerciements de tous les membres présents et invitation à partager le pot de l’amitié et le repas.

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